Le quotidien d’un Travel Planner varie en fonction des prestations qu’il fournit. Il peut aussi être sur la route pour découvrir de nouvelles destinations, prendre des photos et se familiariser avec des lieux qu’il ne connaît pas encore. Mais revenons dans le cas où le conseiller de voyages propose des carnets de voyage aux clients. Attention d’ailleurs à ne pas confondre Travel Planner et agent de voyages, car ils n’ont pas la même fonction.
Étape 1 : la prise de contact
Pour partir sur de bonnes bases, il est important que le Travel Planner, autrement dit le planificateur de voyage, prenne en compte les besoins du client, ses envies et le budget voyage. Plus vous planifiez votre voyage à l’avance, au mieux il sera préparé. Les prix ne se seront pas forcément envolés et certains créneaux d’activités seront encore disponibles.
Après un premier échange avec ces derniers, il comprend les besoins et peut les analyser pour faire en sorte de proposer un carnet de voyage contenant les souhaits du client.
Étape 2 : la recherche
C’est bel et bien la partie la plus longue lorsque la destination n’a pas déjà été travaillée auparavant.
Le Travel Planner passe ainsi des heures à chercher toutes les informations pratiques dont il a besoin et à les comparer pour trouver les meilleures offres (transports, logements, activées, transferts…)
La recherche peut être rapide comme très longue dès lors qu’il se rend compte que certaines activités sont fermées et qu’ils faut remodeler l’itinéraire imaginé.
Étape 3 : le tri d’informations
Après avoir fait le tour de ces connaissances, d’internet et des livres qu’il a en sa possession, le planificateur de voyage doit ensuite faire un tri dans les informations et ne sélectionner que les meilleures. L’idée est d’établir un parcours cohérent qui plaise aux clients et qui respecte le budget. Une fois terminé, il peut passer à l’étape suivante.
Étape 4 : la mise en page des informations
Vient ensuite la mise en page des propositions d’ hôtels tout en favorisant un bon rapport qualité / prix. Parce qu’il ne faut pas oublier le budget dans un premier temps mais également les envies des clients. Une nuit en camping ne sera pas vécue dans les mêmes conditions qu’une nuit dans un logement de particulier par exemple.
Chaque jour de voyage compte deux à trois activités avec des propositions de restaurants. Le client a ensuite le choix. Il peut décider de ne faire qu’une activité, échanger avec l’activité du lendemain ou de passer du bon temps tout simplement.
Étape 5 : la relecture
C’est une étape importante qu’il ne faut pas négliger. En effet, il peut y avoir une coquille au sein des textes mais aussi des fautes dues aux actualisations des sites. Il faut donc veiller à ce que les prix et horaires soient les bons afin que le client ne soit pas étonné lors de ces réservations. Cependant, il arrive parfois que le client fasse une réservation bien plus tard que ce qui était conseillé par le Travel Planner, et que, par conséquent, le carnet n’ait pu être mis à jour.
Étape 6 : l’envoi du carnet
Une fois toutes les étapes précédentes terminées, il est enfin temps d’envoyer l’itinéraire personnalisé. Le client reçoit donc un carnet de voyage comprenant toutes les informations nécessaires à la préparation de son séjour. Point par point, le client pourra constituer son voyage et suivre les conseils voyages donnés par le professionnel.
Le Travel Planner se charge donc de l’envoi du carnet de voyage PDF et/ou papier en fonction de la prestation choisie. Faire appel à un Travel Planner est un gain de temps considérable et permet de partir en voyage les idées claires.
Pour trouver un Travel Planner, vous pouvez rechercher directement sur internet, via un blog de voyage ou sur les réseaux sociaux numériques tels que Facebook, Instagram et Tiktok.
